E-Akte

§ 6 EGovG – letzte Chance für die elektronische Aktenverwaltung?

Das E-Government-Gesetz des Bundes und auch die Pendants einiger Bundesländer sehen die elektronische Aktenführung bis zum Jahr 2020 vor, sofern dies wirtschaftlich möglich ist. Einige Behörden bei Bund, Ländern und Kommunen arbeiten schon seit Jahren weitestgehend elektronisch, aber der Großteil vertraut bei der täglichen Arbeit auf die Möglichkeiten, die der Computer am Arbeitsplatz mit seinen Standardprogrammen bietet und belässt es ansonsten bei der Papierakte.

Als die E-Mail ohne große Strategie der elektronischen Kommunikation in den deutschen Verwaltungseinheiten eingeführt wurde, war grundsätzlich klar, dass diese nur für den inoffiziellen Austausch genutzt werden kann, da weder eine Integritätsprüfung des Inhalts noch eine Identitätsprüfung des Sender möglich ist. Soweit die Theorie.

Heute ist die E-Mail-Kommunikation aus dem Verwaltungshandeln nicht mehr wegzudenken. Allerdings findet nicht jede E-Mail mit vorgangsrelevantem Inhalt Eingang in die Papierakte. Auch werden Zuarbeiten und Kenntnisnahmen nicht immer entsprechend dem Verwaltungsverfahrensgesetz und den Geschäftsordnungen der jeweiligen Behörde in die Akte aufgenommen, so dass immer häufiger das Verwaltungshandeln nicht mehr lückenlos nachvollziehbar ist. Das ist in den allermeisten Fällen auch nicht schlimm, da das Ergebnis zählt und dem Prozess nicht so viel Beachtung geschenkt wird. Korrekt ist es jedoch nicht.

Mit der Einführung der E-Akte sollen die heute etablierten Prozesse der elektronischen Dokumentenerstellung, deren elektronischer Austausch und die Abspeicherung in einem elektronischen Verzeichnis wieder gesetzeskonform und systematisch erfolgen. An den heutigen elektronischen Arbeitsschritten wird sich kaum etwas ändern (außer, dass in der Regel ein Aktenzeichen und Metadaten zu vergeben sind) und das Verwaltungshandeln ist wieder nachvollziehbar und gesetzeskonform.

Warum wird – trotz Zeitdruck und technischen Möglichkeiten – so wenig auf die elektronische Akte gesetzt? Mit dem DOMEA-Konzept war ein Bürokratiemonster geschaffen worden, das die Lösung fast aller Probleme versprach, in der Praxis aber zu kaum beherrschbaren Prozessen und hochkomplizierter Fachsoftware mit Workflowzwängen führte, die sich nur wenige Verwaltungen zumuteten. Das ist lange vorbei. Das Konzept wurde abgeschafft und durch die Empfehlungen des Organisationskonzepts elektronische Verwaltungsarbeit ersetzt. Und die auf dem Markt verfügbare Dokumentenmanagementsoftware ist dem Lebensalltag einer Verwaltung sehr viel näher gerückt. Es fehlt teilweise noch an pragmatischen Einführungs- und Digitalisierungsstrategien, die es ermöglichen, den Weg zur E-Akte schnell und bei laufendem Betrieb zu bewerkstelligen. Die Grundlagen sind jedoch gelegt.